Översikt
ArtClinic hanterar kunddialog via bokning, telefon och digitala kontaktvägar. Målet var att göra flödet mer spårbart.
Tillsammans med Florina strukturerade vi hur kundinformation, samtal och uppföljning ska hänga ihop i vardagen.
Utmaning
Bokningsfrågor, samtal och uppföljningar behövde samlas så rätt person snabbt ser kundens historik och nästa steg.
Lösningen omfattade:
- Bokningsunderlag fanns i flera flöden
- Samtal och kundärenden var svåra att följa upp
- Reception och administration behövde samma statusbild
snabbare ärendeöverblick behövdes
Det viktigaste var att skapa ett arbetssätt som gör nästa steg tydligt för alla som arbetar med kunden.
Lösning
Vi samlade bokningsdata, telefoniflöde, kundkort och uppföljningsansvar i ett tydligt operativt arbetssätt.
Lösningen omfattade:
- Bokningsflöde som gör underlag spårbart
- Telefonikoppling som gör samtal lättare att följa upp
- Kundservicevy som visar ansvar och nästa steg
ArtClinic fick bättre kontroll över kunddialogen utan att ändra den visuella upplevelsen i onödan.
Resultat
ArtClinic fick bättre överblick över bokningsrelaterade ärenden och tydligare arbetsfördelning i kundservice.
Florina och teamet kan snabbare se kundhistorik, ansvar och nästa steg.
Resultaten blev tydliga och mätbara:
snabbare ärendehantering
%
färre tappade uppföljningar
Reception och kundservice kan arbeta från samma lägesbild och agera snabbare.
Före och efter
Skillnaden för ArtClinic
Manuell process
- Färre manuella timmar varje vecka
- Frikopplade system
- Hög risk för fel
- Långsamma handläggningscykler
Tydligt systemflöde
- Tydliga systemflöden
- Sömlös systemintegration
- Färre fel
- 38% snabbare handläggning